Jak i gdzie zorganizować idealną konferencję?

Organizacja konferencji stanowi wyzwanie. Zarówno jeśli chodzi o spotkanie w małym gronie jak i duże wydarzenie należy zadbać i skoordynować wiele aspektów aby wszystko przebiegło zgodnie z planem. Przede wszystkim pierwszym etapem jest określenie jakiego rodzaju event będziemy organizować. Czy jest to branżowe spotkanie - np. konferencja gromadząca lekarzy specjalistów czy też spotkanie biznesowe, w którym uczestniczyć będą pracownicy jednej firmy.

Stwórz plan

Jeśli wiemy już komu dedykowana jest konferencja należy stworzyć plan działania. Na początku powinniśmy zastanowić się nad dogodnym terminem - czy powinien być to kilkudniowy event czy też kilkugodzinne wydarzenie. Po określeniu ram czasowych należy zająć się tworzeniem agendy spotkania - w jaki sposób się ono rozpocznie, kto będzie prelegentem, kiedy powinien zostać podany catering. Wszystkie te ustalenia wiążą się oczywiście z zaplanowaniem odpowiedniego budżetu i wybieraniem opcji, które będą z nim zgodne.

Wybór miejsca

Jednym z najbardziej istotnych etapów jest wybór miejsca konferencji. Musimy dobrać go odpowiednio do potrzeb. Pierwszym czynnikiem jaki należy wziąć pod uwagę jest ilość uczestników. Kolejnym bardzo ważnym jest zorientowanie się czy wybrana przez nas lokalizacja dysponuje wystarczającą liczbą miejsc parkingowych, a także czy niezmotoryzowani goście będą w stanie do niej dotrzeć. Jeśli zdecydujemy się na ulokowanie eventu w nieco bardziej ustronnym miejscu warto zorganizować transport, dla osób które będą go potrzebować. Zaletą wyboru lokalizacji oddalonej od głównych miast, np. hotelu nieopodal lasu jest zdecydowanie pozytywny odbiór tego typu rozwiązań przez uczestników. Wyjście ze sztywnych ram sali konferencyjnych na przykład na ogród stanowi niecodzienną atrakcję. Jeśli decydujemy się na organizację konferencji w woj. małopolskim, warto rozważyć miejsce, jakim jest sala konferencyjna w Tarnowie, która dzięki pełnemu wyposażeniu może stanowić idealne miejsce na szkolenie czy spotkanie biznesowe. Niezależnie jednak od tego czy wybieramy bardziej tradycyjne rozwiązanie czy też nie, musimy zadbać o stan i obsługę techniczną. Przede wszystkim warto upewnić się czy jest możliwość zorganizowania mikrofonów dla prelegentów, a także czy nagłośnienie będzie miało dobrą jakość. Dobrym pomysłem jest też zadbanie o rzutnik, umożliwiający prezentację materiałów czy też tablicę interaktywną. Takie i inne udogodnienia oferuje Hotel Gal, a jego szczegółowa oferta znajduje się na stronie https://www.hotelgaltarnow.pl, gdzie możliwa jest rezerwacja. Jeśli planowany przez nas kongres będzie kilkudniowy oczywiście powinniśmy też zapewnić gościom nocleg.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Poza wspomnianymi już etapami organizacji konferencji warto również pamiętać o z pozoru mniej istotnych kwestiach, które również wpływają na obiór całości:

  • catering/ menu - przy wyborze dań, przystawek oraz napojów powinniśmy wziąć pod uwagę również dostęp opcji wegetariańskich, wegańskich czy też bezglutenowych. Jeśli mamy taką możliwość warto jest zapytać gości.
  • ochrona, pracownicy techniczni - warto rozważyć również zatrudnienie dodatkowych osób, które będą dbały o to by wydarzenie przebiegło w spokojnej atmosferze.